Benchmarking

Benchmarking is an integral and principal element of ecas LEAN services™ and is the kick-off point for any proposed project. Benchmarking permits the client to gauge their future return on investment and life cycle building components costs prior to any design commitments. ecas benchmarks© facilitates an accelerated determination of construction costs. Backed-up by a comprehensive database of completed projects, Ecas AG is able, even at an early stage in a project’s development, to provide a target budget.

As the project moves forward in its development, design variations and completed service modules are reviewed against the agreed benchmark set during this initial stage.

Benchmarking facilitates the following:

• Construction budgets within portfolio evaluations
• Design to cost (DTC) “cost modelling”
• Cost budget in building element format
• Cost and area analysis of completed projects in data sheet format
• Increased accuracy in cost budgeting at early stages

Procurement

Ecas supports you during the selection of the constituent members of the design team. We ensure a structured approach in order to achieve a high level of compatibility and quality in the provision of such services. Our international experience facilitates optimum project-specific contractual configurations.

We ensure:

• the selection of a competent and efficient design team
• a structured approach to the project
• a fee negotiation strategy that is tailored to the client’s needs
• the avoidance of additional claims from design team members
• integration of sustainability elements where relevant

Agile Design Management

In the event of unanticipated project changes, the implementation of an agile approach permits flexibility in a project’s development. Such agile features of lean management make it possible to influence a project development, leading to a significant increase in quality.

We ensure:

• increased value through improved specifications as derived from the benchmarking phase
• project certainty by utilizing Key Performance Indicators (KPI)
• securing the value stream by means of an optimized flow of information
• open communication and transparency throughout the planning process
• flexibility in finding solutions in the case of conflicts
• evaluation of predefined standards for the construction phase (prefabricated elements)

Value (Re-)Engineering

Value (Re-)Engineering can be implemented as necessary at any stage during Design Management. In cases where the predefined target from the benchmarking phase is believed to be unachievable, Value (Re-)Engineering pulls together key members of the design team for ‘closed door’ workshops to review alternate solutions, the goal of which is to not compromise the function and value for the client.

Value (Re-)Engineering facilitates the following:

• Alternative concepts to optimize the project design phase
• Control and monitoring of the defined tasks within the scope of the workshops
• Validation of the project’s program within the scope of the workshops
• Performing a functional analysis offering alternative solutions (e.g. space requirements)
• Redefining the key criteria and objectives for the project
• Verification whether the budget continues to be adequate

Design Controlling

Controlling is an essential part of QMS and needs to be implemented throughout the entire project organization. It is only possible to control what can be measured and evaluated. Project requirements and KPIs (for example target costs) which have been predefined during the benchmarking phase are the essential elements of controlling. Experience shows that a simple target compared to actual performance analysis no longer suffices in the current day construction world. Ecas AG builds upon the basics of a traditional controlling approach (e.g. PQM und PDCA) and complements this with modern agile methods (e.g. Earned Value Management) supported by  effective communication.

In our Controlling we:

• place the focus on critical points (greatest conflict potential)
• rely on effective project risk analysis
• ensure project an uninterrupted project flow
• react through agile and effective response to project changes and disruptions

Procurement

Ensuring that the quality and cost requirements as defined in the planning phase are achieved during the construction phase. With our international experience (e.g. FIDIC, VOB, JCT) we are able to tailor the procurement process to suit the specific needs of our clients.

Ecas AG support entails:

• Determining the optimal contract configuration
• Qualitative compilation of bid lists
• Definition of the rules and principles for a transparent bidding process
• Evaluation of the bid results and recommendations to the client
• Introduction of methods to enhance cost security (e.g. earlier procurement phases)
• Integration of the relevant aspects of construction logistics into the contractor agreements

Process analysis

During the process analysis the key elements of the process which are essential for an optimum project development are identified and evaluated. We target the weaknesses and bottlenecks inherent in a particular project sequence or in the project as a whole. Various methodologies can be used to identify the cause of such hindrances.

The process analysis entails:

• usage of diagnostic methods to identify the Key Performance Metrics
• division of a process into separate elements that demonstrate critical interdependencies
• reduction of complexity through redefinition into separate tasks
• the pre-definition of the product backlog (project task catalogue)

the harnessing of big data (BIM; Simulation, etc.) where relevant

Process optimisation

The aim of process optimisation is to manage the sequences and bottlenecks that were identified in the process analysis, in order to combine them in a manner which ensures best possible project function. Agreements on content and quality are reached with the relevant project constituent parts which then serve as project element targets. The agreed targets are interposed into the project and subjected to frequent monitoring and review of their status. This ensures a constant process of improvement.

The Scrum is viewed as a framework which offers an agile methodology for steering project developments.

Process optimisation includes:

• Improved working between project interdependencies
• Reduction of complexity within interdependencies
• Facilitating constructive and transparent communication between project constituent parts
• Identification and defusing of timeline bottlenecks
• Implementation of Pull Principles to facilitate improved timelines
• Optimisation due to continuous process improvements

Site Logistics 

 In addition to a construction site plan, a logistics concept also includes the representation of the type and scope of actions/movements within the construction process (e.g. materials demand and delivery times). This plan is closely interwoven with the scheduling interdependencies of the building construction itself.

A well-engineered logistics concept, coupled with a constant optimization process, enables the construction to run fluently.

Together with the planners, construction companies and relevant authorities involved in the construction, we develop this logistics plan and monitor its application.

Our support entails:

• ensuring that building materials are produced in the required amounts
• overseeing the just-in-time delivery of building materials
• facilitating the working efficiency of the various participants and ensuring that waiting times are minimized
• eliminating unnecessary movements
• securing a safer construction site

Controlling during the construction phase

Construction has become more complex in spite of increased digitalization (e.g. BIM) and standardization (prefabricated components). Many parties must collaborate to complete a project successfully. As proven experts in the Swiss and in international markets, we support you with the implementation of your project. We support you by assuming responsibility for quality assurance for you directly or as a member of the design team. The key to effective controlling is a collaborative LEAN approach and open communication between the controller, the site manager and the contractors to enable proactive engagement in avoiding potential conflicts.

Ecas performs the following tasks:

• ensuring incorporation of pre-defined standards in bid documents
• conducting prequalification interviews (if required)
• monitoring of milestones and pre-defined standards
• monitoring of compliance with contractual responsibilities
• reviewing, controlling and documenting of invoices submitted during and after construction
• continual updating of cash flow forecasts
• monitoring of agreed targets for green building labels during the construction phase

Commissioning

An orderly and planned commissioning leads to sustainable project success. Professional management of commissioning requires a cross-trade management approach. Successful management of commissioning begins right from the planning stage. Professional commissioning ensures that all technical systems can be operated from the start of operation within the agreed performance specifications. We ensure that coordination of the building service installations is undertaken by the planning team. We have access to experts with many years of relevant experience, who can also assist you in the role as a professional commissioning authority (CxA) in LEED certification.

Ecas and appropriate experts support your commissioning process by:

• ensuring that commissioning requirements are fully specified in the tender
• ensuring that a functional measurement and metering concept is achieved
• ensuring that correct hydraulic setting adjustments are instigate
• performing and logging of functional and performance tests
• participation in integral operational and safety tests
• ensuring receipt of an operating manual and overseeing the training of qualified personnel
• participation in re-commissioning and performance seasonal testing during the first 12 months

Scrumming

The agile management method of SCRUMMING, used frequently by software development teams, is now being successfully used in production and service sectors. The complexity and fragmentation of the construction industry means that SCRUMMING is a suitable management methodology, also in our sector. SCRUMMING efficiently manages available project resources. SCRUM is based on the theory of empirical process control, using iterative and incremental approaches. The SCRUM utilises common standards and instruments (artefacts), roles (product owners, SCRUM master, team member) and meetings (ceremonies) within a predefined timeframe (Sprints – usually 4 weeks). Using SCRUM the project team is able to respond agilely and promptly when met with unanticipated changes and/or risks in order to secure the ongoing success of the project.

Ecas undertakes the following duties:                                                                

• Role of the Product Owner and/or SCRUM Master
• Definition and compilation of the SCRUM team (max. 9 persons)
• Compilation and definition of the tasks within a SPRINT
• Supervision (ready, work in progress, done) and coaching of the project team
• Ongoing process improvement through backlog refinement and sprint retrospectives

Benchmarking

Benchmarking ist ein integrales und wesentliches Element von ecas LEAN services™ und der ideale Startpunkt für jedes beabsichtigte Projekt. Das Benchmarking ermöglicht es dem Kunden seine zukünftige Kapitalrendite und die Lebenszykluskosten für die Bauteilelemente vor jeglichen Entwurfsverpflichtungen beurteilen zu können. Mit ecas benchmarks© wird eine zügige und präzise Ermittlung der Baukosten ermöglicht. Durch eine umfangreiche Datenbank von abgeschlossenen Projekten, kann die Ecas AG auch während einer frühen Phase der Projektentwicklung eine Grobkostenschätzung und definierte Kostenziele zur Ermittlung eines Zielbudgets erstellen.

Während des Projektfortschritts können die Entwurfsvarianten und abgeschlossenen Leistungsmodule mit den in der Anfangsphase vereinbarten Benchmarks verglichen werden.

Mit ecas benchmarks werden folgende Leistungen ermöglicht:

• Unterstützung bei Bauportfolioauswertungen
• Design to cost (DTC) Kostenmodellierungen
• Kostenbudget im Gebäudeelement-Format
• Kosten und Flächenanalyse von abgeschlossenen Projekten im Datenblattformat
• Erhöhte Genauigkeit bei der Budgetierung in jeder Phase

Beschaffungswesen

Ecas begleitet sie bei der Auswahl der Planer und Fachspezialisten. Wir werden dazu beitragen, dass die Beschaffung dieser Leistungen strukturiert abläuft, um einen hohen Anspruch an Vergleichbarkeit und Qualität der Dienstleistungen zu erreichen. Die internationale Erfahrung ermöglicht uns für das Projekt eine geeignete Vertragskonfiguration der Planer zu erarbeiten.

Wir unterstützen dabei, dass:

• Ein kompetentes und effizientes Team ausgewählt wird
• Eine Struktur im Projekt aufgebaut wird
• Auf den Kunden optimierte Honorarstrategie erarbeitet wird
• Nachforderungen der Planer vermieden werden
• Bei Bedarf Aspekte der Nachhaltigkeit eingebunden werden

Agile Projektplanung

Das Implementieren von agilen Methoden lässt eine flexible Projektabwicklung bei unvorhergesehenen Projektänderungen zu. Diese agilen Merkmale des Lean Management ermöglichen es die Projektplanung positiv zu beeinflussen mit einer deutlichen Steigerung der Qualität.

Wir unterstützen Sie bei:

• Der Wertsteigerung durch Qualitätsvorgaben aus der benchmarking Phase
• Der Projektsicherheit durch Key Performance Indicators (KPI)
• Der Sicherstellung des Wertstroms durch einen optimierten Informationsfluss
• Der offenen Kommunikation und der Transparenz im Planungsprozess
• Der Flexibilität bei der Lösungsfindung im Falle von Konflikten
• Der Konzipierung von Standards für den Ausführungsprozess (vorgefertigte Elemente)

Value (Re-)Engineering

Ein Value (Re-) Engineering kann jederzeit während des 'Design Management' angewendet werden. In Fällen, in denen das vorgegebene Ziel aus der Benchmarking-Phase als unerreichbar eingeschätzt wird, führt das Value (Re-) Engineering wichtige Mitglieder des Designteams zu einem "Closed Door" -Workshops zusammen, um alternative Lösungen zu überprüfen. Ziel ist es, die Funktion und den Wert für den Kunden nicht zu gefährden oder sogar zu maximieren.

Value (Re-) Engineering ermöglicht folgendes:

• Alternative Konzepte zur Optimierung der Projektplanungsphase
• Kontrollieren und überwachen der definierten Aufgaben im Rahmen der Workshops
• Abgleichen des Projektprogramms mit den Aufgaben der Workshops
• Durchführen einer Funktionsanalyse, die alternative Lösungen anbietet
  (z. B. Flächenbedarf)
• Neudefinition der für das Projekt wichtigsten Kriterien und Ziele
• Überprüfung ob das Budget weiterhin vertretbar ist

Controlling während der Projektplanung

Das Controlling ist wesentlicher Bestandteil des QMS und ist in die gesamte Projektorganisation zu implementieren. Es lässt sich nur steuern, was sich messen und bewerten lässt. Vorgaben und KPIs (z.B. Target Costs) aus der Benchmarkingphase sind die essentiellen Elemente des Controlling. Die Erfahrung zeigt, dass eine SOLL/IST-Analyse nicht mehr zeitgemäss ist. Die Ecas AG baut auf den Grundlagen eines traditionellen Controlling (bspw. PQM und PDCA) auf und ergänzt dies durch moderne agile Methoden (z.B. Earned Value Management) mit einer wirkungsvollen Kommunikation.

In unserem Controlling setzen wir auf:

• Den Fokus auf kritische Punkte (grösstes Konfliktpotential)
• Effektive Projektrisikoanalyse
• Das Sicherstellen eines ungehinderten Projektflusses
• Agile und effektive Reaktion auf Projektänderungen/-störungen

Beschaffungswesen - Ausführung

Die Sicherstellung der Ansprüche an Qualität und Kosten, welche in der Planungsphase definiert wurden, gilt es in das Realisierungsprojekt zu übertragen. Mit unserer internationalen Erfahrung (bspw. FIDIC, VOB, JCT) können wir den Beschaffungsprozess der Vergabearten kundenspezifisch orientieren.

Begleitung der Ecas AG bei der:

• Festlegung der optimalen Vertragskonfiguration
• Qualitativen Auswahl der Submittenten
• Definition der Regeln und Prinzipien für einen transparenten Submissionsprozess
• Evaluierung der Ergebnisse und Empfehlung an den Besteller
• Einführung von Methoden zur Erhöhung der Sicherheit (Bspw. „vorgezogene Vergabereife“)
• Integration von Aspekten der Baulogistik in die Unternehmerverträge

Prozessanalyse

Bei der Prozessanalyse werden, die Kern-und Hauptprozesse, welche essentiell für den optimalen Projektablauf sind, identifiziert und bewertet. Wir suchen gezielt nach Schwachstellen und Engpässen in einer Prozessabfolge oder in einem Prozess selbst. Um diese zu erkennen, können diverse Methoden zur Ursachenanalyse eingesetzt werden.

Die Prozessanalyse beinhaltet:

• Einsatz von Diagnostik-Methoden zur Identifikation der Kernprozesse (Key Performance Metrics)
• Zerlegung der Prozesse in Einzelteile um kritische Abhängigkeiten aufzuzeigen
• Komplexität wird reduziert durch mehrere Einzelaufgaben
• Quantitative Bewertung der Kern-und Hauptprozesse einschl. Risikobeurteilung
• Vordefinition des Produktbacklog (Projektaufgabenkatalog)
• “Big Data” (BIM, Simulationen) zu Nutzen

Prozessoptimierung

Ziel der Prozessoptimierung ist es die Abläufe und Engpässe, welche man in der Analyse identifiziert hat, in ihrem Zusammenwirken zu optimieren. Es werden Leistungs- und Qualitätsvereinbarungen getroffen, welche als Zielvorgaben dienen. Diese Zielvorgaben werden in das Projekt übertragen, überwacht und der Status wird in kontinuierlichen Reviews dargestellt. Dieses Vorgehen führt zu einem ständigen Verbesserungsprozess. 

Das  Scrum bietet die Möglichkeit agile Methoden zu integrieren und das Projekt gezielt zu lenken.

Eine Prozessoptimierung beinhaltet die:

• Verbesserung der Prozessabhängigkeit
• Reduktion der Komplexität in den Abhängigkeiten
• Gewünschte offene Kommunikation untereinander
• Terminlichen Engpässe werden erkannt und reduziert
• Anwendung des Pull-Prinzip zur Verbesserung der terminlichen Abhängigkeiten
• Optimierung durch kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Standardisierung)

Baulogistik

Ein Logistikkonzept beinhaltet neben einem Baustellenplan auch die Darstellung von Art und Umfang von Bewegungen im Realisierungsprozess (Bsp. Materialumfang und Lieferzeiten). Dieser Plan ist eng verbunden mit den terminlichen Abhängigkeiten der Bauwerkserstellung. Durch ein ausgereiftes Logistikkonzept und durch ständige Prozessoptimierung wird ein reibungsloser Ablauf der Bauarbeiten ermöglicht. Gemeinsam mit den am Bau beteiligten Planern und Baufirmen sowie Behörden erarbeiten wir diesen Logistikplan und überwachen diesen.

Wir unterstützen dabei, dass:

• Die Baumaterialien in der richtigen Menge produziert werden
• Die Baumaterialien „just-in-time“ geliefert werden
• Die Teilnehmer effizient arbeiten können und Wartezeiten minimiert werden
• Keine unnötigen Bewegungen durchgeführt werden
• Die Baustelle sicherer wird

Controlling während der Ausschreibung und Realisierung

Bauen ist trotz zunehmender Digitalisierung (z.B. BIM) und Standardisierung der Baubranche (vorgefertigte Bauteile) komplex geblieben. Es braucht viele Akteure um ein Projekt mit einem qualitativen Anspruch abschliessen zu können. Als langjährige Experten, auf dem Schweizer und dem internationalen Markt, unterstützen wir Sie bei der Realisierung des Projektes. Wir entlasten Sie indem wir das Mandat der Qualitätssicherung bei Ihnen oder im Projektteam übernehmen. Der Schlüssel eines wirkungsvollen Controlling ist ein kooperativer LEAN Ansatz und eine offene Kommunikation zwischen dem Controller, dem Bauleiter und den Unternehmern, um ein proaktives Handeln bei potentiellen Konflikten zu ermöglichen

Die Ecas AG übernimmt folgende Aufgaben:

• Implementierung von Qualitätsvorgaben in die Ausschreibung
• Durchführung von Präqualifikationsinterviews (bei Bedarf)
• Überwachen der Meilensteine und definierten Qualitäten
• Überwachen der vertraglich vereinbarten Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Formelle Prüfung, Kontrolle und Dokumentation der Rechnungen nach Baufortschritt
• Aktualisieren der Cashflow-prognose
• Überwachen der Zielvereinbarungen von Green Building Labels

Inbetriebnahme

Eine geordnete und geplante Inbetriebnahme führt zu einem nachhaltigen Projekterfolg. Das professionelle Inbetriebnahmemanagement setzt ein gewerkeübergreifendes Projektmanagement voraus. Das erfolgreiche Inbetriebnahmemanagement beginnt bereits in der Planung. Ein professionelles Commissioning stellt sicher, dass alle technischen Anlagen ab Betriebsaufnahme mit den vereinbarten Leistungsanforderungen betrieben werden können. Wir stellen sicher, dass die haustechnische Koordination durch das Planungsteam erfüllt wird. Wir haben Kontakt zu langjährigen Experten, die Sie in der Rolle als professionelle Commissioning Authority (CxA) auch bei einer LEED Zertifizierung unterstützen können.

Ecas und ausgewiesene Experten unterstützen Ihren Inbetriebnahmeprozess, durch:

• Sicherstellung der Anforderungen Inbetriebnahme in die Ausschreibung
• Sicherstellen eines funktionsfähigen Mess- und Zählkonzepts
• Sicherstellung der korrekten hydraulischen Einregulierungen
• Durchführen und Protokollieren von Funktions- und Leistungstests
• Teilnahme an integralen Betriebs- und Sicherheitstests
• Sicherstellung eines Betriebshandbuchs und Schulung des Fachpersonals
• Teilnahme am Re-Commissioning und Durchführung saisonaler Tests in den ersten 12 Monaten

Scrumming

Die erfolgreiche Anwendung der agilen Methoden des SCRUMMING aus der Softwareentwicklung, findet Einzug in der Fertigungs- und Dienstleistungsbranche. Aufgrund der Komplexität und Fragmentierung der Baubranche ist das SCRUMMING eine geeignete Methode. Durch das SCRUMMING werden Ressourcen in einem Projekt gezielt und effizient gelenkt. SCRUM basiert auf der Theorie empirischer Prozesssteuerung und nutzt einen iterativen, inkrementellen Ansatz. Das SCRUM besteht aus gemeinsamen Standards und Instrumenten („Artefakte), Rollen (Product Owner, SCRUM Master, Team Member) und Besprechungen („Ceremonies“) innerhalb eines definierten Zeitraums (Sprint – üblicherweise 1 bis 4 Wochen). Mit SCRUM kann das Projektteam auf unerwartete Veränderungen und Risiken agil und zeitnah reagieren und damit den Projekterfolg sicherstellen

Ecas übernimmt folgende Aufgaben:

• Rolle als Product Owner und/oder SCRUM Master
• Definieren und zusammenstellen des SCRUM Teams (mx. 9 Personen)
• Erarbeiten und bestimmen der Aufgaben innerhalb eines SPRINT
• Kontrollieren (ready, work in progress, done) und Coachen des Projektteams
• Kontinuierliche Verbesserung durch ‚backlog refinement‘ und ‚sprint retrospective‘